Como dar entrada no estoque, de uma nota fiscal de compra

A seguir, vamos reproduzir um exemplo completo de entrada de notas fiscais, ou seja, você comprou produtos do seu fornecedor e ele enviou esses produtos acompanhados de uma nota fiscal.

Tópicos deste tutorial:
Informando os dados de identificação da Nota Fiscal
Informando os dados Financeiros da Nota Fiscal
Informando os ítens da Nota Fiscal
Digitação encerrada: Lançar títulos e movimentar estoque.

Informando os dados de identificação da Nota Fiscal:

1. Acesse: Menu Principal | Estoque | Movimentação do Estoque | Digitação de Planilhas (Sintegra).

2. Escolha o documento "NFENT – Nota Fiscal de Entrada".

3. Clique em "Incluir".

4. Será exibida a tela de informações da nota fiscal de compra.

5. Preencha os dados de identificação da nota:

# Código: Número interno e seqüencial desta nota fiscal – Você não precisa alterar este código, e ele serve apenas para referência interna deste documento.

Fornecedor: Informe o código do fornecedor, ou clique no botão de pesquisa para localizar o fornecedor que emitiu a nota fiscal e que por conseqüência fez a venda para você.

Nro da NF: Informe o número da nota fiscal.

Modelo: Informe o modelo do documento fiscal que você está lançando, normalmente os modelos mais utilizados são: Nota Fiscal de Entrada, ou Conhecimento de Frete, ou Conta de energia Elétrica, etc. Notas de fornecedor, com produtos, geralmente são enviadas através de Nota Fiscal de Entrada.

Série / Sub-Série: Informe a Série e Sub-série da nota fiscal (se existir).

CIF / FOB: Escolha a modalidade do frete. CIF e FOB são siglas internacionais que informam quem foi o pagador do frete, ou seja, quem que desembolsou o dinheiro para pagar o frete:

CIF – (Coast Insurance Freight) o frete é por conta do destinatário – por sua conta.

FOB – (Free on Board) o frete é por conta do remetente.

Emissão / Entrada: No primeiro campo, informe a data de emissão da nota fiscal – Data que consta na nota fiscal. No segundo campo, informe a data em que os produtos estão entrando na empresa.

CFOP: Informe o código fiscal da operação desta entrada. Por exemplo:

Se você for uma indústria
1.101 – O seu fornecedor é do seu ESTADO, e os produtos que você adquiriu se destinam a industrialização.
2.101 - O seu fornecedor é de outro ESTADO, e os produtos que você adquiriu se destinam a industrialização.

Se você for um comércio:
1.102 – O seu fornecedor é do seu ESTADO, e os produtos que você adquiriu se destinam a revenda.
2.102 - O seu fornecedor é de outro ESTADO, e os produtos que você adquiriu se destinam a revenda.

Dica: O código CFOP é de extrema importância caso você venha a fazer o envio de dados para o Sintegra da Receita Estadual. Caso você não tenha esta necessidade, o CFOP não terá importância alguma.

Dica2: Para saber mais sobre o funcionamento deste código, procure informar-se com o seu contabilista, pois ele é a pessoa especializada nesse assunto para lhe dar uma orientação correta.

Itens na NF: Informe o número de itens que existem na nota fiscal. Esse número serve apenas para controle da digitação dos produtos.

Informando os dados Financeiros da Nota Fiscal:

6. Preencha as informações financeiras da nota fiscal:

Base de Cálculo do ICMS: Informe o valor da base de Cálculo do ICMS.

Valor do ICMS: Informe o valor do ICMS destacado na nota fiscal

Base cálc. ICMS Subst. Tributária: Informe o valor da Base de Cálculo por substituição tributária.

$ ICMS Substituição: Informe o valor do ICMS destacado por Substituição tributária

Frete cobrado na Nota Fiscal: Informe o valor do frete destacado na nota fiscal. Importante: Informe apenas o valor que está destacado na nota fiscal no campo correspondente ao frete. Caso você vá pagar o frete através de um Conhecimento de Frete (documento emitido pela transportadora), utilize o botão explicado na segunda parte deste tutorial.

Seguro: Informe o valor do seguro destacado na nota fiscal.

Outras Desp. Acessórias: Informe o valor correspondente a outras despesas acessórias.

$ Total do IPI: Informe o valor total do IPI destacado na nota fiscal.

$ Total dos Produtos: Informe o valor Total dos Produtos que constam na nota fiscal

$ Total da Nota Fiscal: Informe o valor Total da Nota Fiscal.

$ Nota + Frete: Somatório indicando o valor total do custo desta compra, que compreende o valor da nota fiscal somado ao valor do frete (quando emitido em Conhecimento de frete Separado).

Informando os ítens da Nota Fiscal:

7. Clique em "Acessar Itens".

8.Será exibida a tela de digitação dos itens da nota.

9. Clique em "Incluir".

10. Preencha as informações do produto.

# Código Entrada: Código interno da entrada Item: Número gerado automaticamente pelo sistema, e que representa o seqüencial do item na nota.

CFOP: Informe o código fiscal de Operação deste ítem. Observação: Por padrão, o sistema irá capturar o CFOP informado para a nota fiscal, uma vez que normalmente este código é o mesmo.

Dica: O código CFOP é de extrema importância caso você venha a fazer o envio de dados para o Sintegra da Receita Estadual. Caso você não tenha esta necessidade, o CFOP não terá importância alguma.  Importante: Para saber mais sobre o funcionamento deste código, procure informar-se com o seu contabilista, pois ele é a pessoa especializada nesse assunto para lhe dar uma orientação correta.

Código da Mercadoria: Informe o código do produto ou clique no botão para localizar o produto na tela de pesquisa. Caso você não tenha este produto cadastrado, o sistema irá solicitar se você deseja cadastrar este novo item no sistema, conforme conta nos tópicos adiante:

Referência do Fornecedor: Informe o código que seu fornecedor (que emitiu a nota fiscal) adota para o produto. Esta informação ficará gravada na ficha do produto e pode ser muito útil no momento de efetuar compras ao fornecedor ou mesmo no momento de dar entrada através da nota fiscal.

Sit. Tribut: Informe a situação tributária que conta na nota fiscal.

Unidade: Informe a unidade de medida do produto.

Quantidade: Informe a quantidade que está entrando no estoque – que consta na nota fiscal.

$ Total: Informe o valor total deste item. Observe que não existe um campo para o valor unitário do item, ele foi eliminado propositalmente, pois ele é calculado através da divisão entre o $ Total e a Quantidade.

11. A digitação dos produtos por padrão é feita em modo simplificado, isto é: o sistema apenas habilita informações a respeito do produto, que interessem para o estoque. Os dados de impostos destinados ao Sintegra ficam desabilitados. Caso você necessite ou queira digitar as informações em modo completo, desmarque a caixa de checagem existente no final da tela: "Habilitar digitação simplificada".

12. Observe que você pode fazer a entrada dos produtos de duas formas diferentes:

Utilizando Nossa Referência: Escolha esta opção se você desejar dar entrada identificando o produto pelo código que você utiliza no sistema - é a forma padrão adotada pelo sistema.

Referência do fornecedor: Escolha esta opção caso você desejar utilizar o próprio código do fornecedor no momento da entrada.

Observe que a forma de entrada “Utilizando a referência do fornecedor” será mais confortável, pois você não precisará fazer a equivalência entre o código do fornecedor e o seu código – que normalmente não são os mesmos. Porém apenas fará sentido se em algum momento você informou qual é a correspondência entre o seu código interno e o código que o seu fornecedor utiliza para este produto.

Importante: Ao escolher “Utilizando a referência do fornecedor”, o campo correspondente à sua referência interna e o botão de pesquisa de produtos ficarão desabilitados.

Digitação encerrada: Lançar títulos e movimentar estoque.

13. Ao finalizar a digitação de todos os ítens da nota fiscal, Clique em "Encerrar" para informar ao sistema que você terminou a digitação. Isso fará com que os campos de ítens da nota fiquem desabilitados e não possam mais ser alterados (a não ser que você REABRA a digitação).

14. Clique em "Sair", para fechar a tela de itens, e voltar para a tela de identificação do documento.

15. Para criar os títulos a pagar, relativos a esta nota fiscal, clique em "Títulos".

16. Preencha a tela de Desdobramento do pagamento, e informe como os títulos a pagar deverão ser gerados.

Carteira de cobrança: Informe o código da carteira de cobrança ou clique no botão de pesquisa para informar em qual carteira este(s) título(s) será(ão) pago(s).

Lembre-se de que a nomenclatura “Carteiras de cobrança” que utilizamos nesta tela e em várias outras é uma informação para separar os títulos em categorias ou modos de pagamento. São exemplos de carteiras de cobrança: 1) Boletos, 2) Promissórias, 3) Cheques, 4) Duplicatas, 5) Cobranças em aberto.

Prazo de pagamento: Informe o código do prazo de pagamento ou clique no botão de pesquisa para informar qual é o prazo de pagamento da nota fiscal.

Número de parcelas: Informação gerada pelo sistema para você identificar a quantas parcelas corresponde o prazo de pagamento que você selecionou.

Nro do documento: Informe o número da nota fiscal.

Moeda: Informe a moeda em que a nota está expressa – Normalmente você não precisará modificar esta informação a menos que você tenha negociado esta compra em outra moeda diferente de Reais.

$ Na moeda: Informe o valor total a ser distribuído entre as parcelas, na moeda escolhida acima.

Cotação: Informe a cotação da moeda informada acima. Caso a compra tenha sido efetuada em Reais, basta deixar o valor 1,000 para a cotação.

Histórico: Informe o histórico destes títulos. Por padrão o sistema irá preencher para você identificando que estes títulos tratam de uma nota fiscal com movimentação em estoque.

Conta Contábil: Informe o código da conta contábil ou clique no botão de pesquisa. Esta informação será utilizada no momento do pagamento do título para fazer o devido lançamento na contabilidade.

17. Após finalizar o preenchimento das informações, clique em "Criar Parcelas", para que o sistema exiba as parcelas na grade lateral. Faça os ajustes necessários, e clique em "Criar títulos".

18. Para movimentar os itens no estoque, clique em "Movimentar Estoque":

19. Confirme a Movimentação: