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7.7 Parte 6 - Dicas e considerações sobre o estoque |
  
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7.7 Parte 6 - Dicas e considerações sobre o estoque |
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7.7.1 - Inventário rotativo:
Uma prática muito interessante de administração de estoques, é você de forma rotineira, sortear alguns produtos de acordo com seus próprios critérios e conferir suas quantidades no depósito ou prateleira. Caso você encontre divergência entre a quantidade física – no depósito, com a quantidade exibida pelo sistema, faça um ajuste.
Utilize a tela de pesquisas no cadastro de produtos existente em: Menu Principal | Estoque | Lista de Produtos e estoque.
Clique no botão “F3 - Ajustar estoque”, e preencha as informações da tela de ajuste.
Figura 15 - Fazendo um ajuste de saldo no estoque.
7.7.2 – Preciso zerar todo o meu estoque, como fazer?
É possivel efetuar o zeramento do estoque, porém esta atividade deverá ser feita obrigatoriamente por algum usuário que tenha acesso ao menu Gerência. Por questão de segurança, o sistema exige que seja feito em duas etapas:
Etapa 1) Informar ao sistema que deseja habilitar o Zeramento do estoque
Acesse: Menu principal | Gerência | Procedimentos Especiais | Permitir o zeramento do estoque.
Figura 16 - Opção de menu - Procedimentos especiais - Zerar o estoque
importante: Ao clicar neste menu nenhuma tela será aberta, simplesmente o sistema irá gravar internamente a informação de que você deseja zerar um estoque. (Você perceberá que irá aparecer uma marca ao lado deste menu - isso significa que o zeramento está ativado).
Etapa 2) Zerar o estoque
Acesse: Menu Principal | Estoque | Configurações do estoque | Cadastro dos tipos de estoque:
Figura 16A - Zerar o estoque
Clique no botão de procedimentos especiais, que por segurança apenas estará habilitado se você cumprir corretamente a Etapa 1.
Importante: O sistema irá gerar uma movimentação no estoque, estornando a quantidade existente, ou seja: este zeramento ficará gravado na ficha de movimentos de estoque de cada um dos produtos.
7.7.3 – Planilhas criadas automaticamente pelo sistema
Existem 7 pontos do sistema em que planilhas são criadas de maneira automática. Caso você tenha plena certeza e segurança em relação ao funcionamento do estoque, e necessitar de fato, você poderá modificar estas configurações.
Para realizar estas configurações, acesse: Menu Principal | Estoque | Configurações do estoque | Configurar operações:
Figura 17 - Configurando as operações com o estoque.
7.7.4 - Ajustes no Relatório de inventário:
Em algumas situações, pode ser necessário emitir um inventário com valores ou quantidades ajustadas. O sistema possue uma tela específica para auxiliar na emissão deste relatórios de inventário, com ou sem ajustes manuais por parte do usuário.
Acesse: Menu Principal | Estoque | Ajuste no relatório de inventário
Figura 18 - Tela de ajustes no inventário
01 – Listagem de produtos.
Relação de todos os produtos que possuam quantidade maior que zero em estoque.
Importante: Todas as informações exibidas nesta tela são válidas somente enquanto a tela estiver aberta. Ao fechar a tela, todas as alterações de quantidades, preços, etc... serão perdidas, ou seja, nenhuma alteração efetuada nesta tela terá reflexo nas quantidades ou valores físicos do estoque
02 – Barra de Botões.
A tradicional barra lateral, presente em praticamente todas as telas do sistema, permite a alteração, ou exclusão de qualquer informação presente na lista de inventário.
Dica: É possível alterar qualquer informação presente nesta lista, como por exemplo: referência, descrição, etc... Basta clicar na linha da grade, ou seja, na própria informação que você queira alterar.
03 – Configurações do ajuste.
Marque as caixas de seleção de acordo com sua necessidade de ajuste.
( ) Quantidades - Marcando esta caixa, as quantidades de todos os produtos serão multiplicadas pelo Multiplicador (04).
( ) Valores – Marcando esta caixa, os valores unitários serão multiplicados pelo Multiplicador (04).
( ) QTD: Nros Inteiros: Marcando esta caixa, todas as quantidades serão convertidas para números inteiros, ou seja, sem casas decimais.
04 – Multiplicador ou Fator de Multiplicação.
Informe o fator de multiplicação.
Saiba mais sobre o uso de fatores de multiplicação:
Se você quiser aumentar um valor em 10%, utilize o fator de multiplicação 1.10
Se você quiser aumentar um valor em 23%, utilize o fator de multiplicação 1.23
Se você quiser diminuir um valor em 10%, utilize o fator de multiplicação 0.90
Se você quiser diminuir um valor em 30%, utilize o fator de multiplicação 0.70
Escolhido o fator, e pelo menos uma das caixas de checagem (quantidade ou valor), automaticamente será liberado o botão AJUSTAR.
Este botão irá disparar o processo de ajuste do estoque, seguindo as regras que você informou.
Por exemplo:
| • | Para dobrar as quantidades em estoque, informe: (X) na caixa de QUANTIDADES, e [ 2,00 ] no Multiplicador |
| • | Para diminuir em 10% as quantidades em estoque, informe (X) na caixa de QUANTIDADES, e [0.90] no multiplicador |
| • | Para diminuir pela metade as qtdades em estoque, informe (X) na caixa de QUANTIDADES, e [0.50] no multiplicador. |
Importante:
| • | Se você clicar duas vezes no botão de ajuste, o processo será executado duas vezes (uma vez em cima do outro). |
| • | Ao executar o botao de AJUSTE, este ajuste terá reflexo apenas sobre o relatório em sí, e perderá sua validade ao sair da tela, de forma que nenhuma alteração em quantidade ou valor será executada sobre o estoque físico. Ou seja, utilize esse mecanismo a vontade para suas projeções. |
05 – Caixa de totais.
Apresenta o somatório de quantidades e valores depois de cada processamento.
06 – Executar somatório.
Botão para forçar o somatório, utilize este botão quando você eliminar produtos da lista, ou alterar quantidades e valores manualmente ou direto na listagem.
7.7.5 – Sistema aceita quantidade negativa em estoque?
Uma pergunta muito freqüente, diz respeito ao sistema aceitar ou não quantidade negativa no saldo do estoque. A resposta é: Sim, o sistema permite saldo NEGATIVO em estoque, e não existe mecanismo para bloquear isto no momento da venda.
Por exemplo: Imagine que você deu entrada em 10 unidades do produto XYZ, mas fez uma venda e por algum motivo informou 12 unidades na hora da venda. O saldo do estoque ficará -2 (negativo 2).
Se isso ocorrer na prática significa que alguma informação está errada no sistema. (seja na entrada, no saldo inicial, ou na saída em si)... Se na prática o estoque estiver com a informação de que tem um saldo de 10 peças de um determinado item, mas no momento de passar pelo caixa, estiverem passando 12, o sistema não irá bloquear e aceitará a saída dos 12 itens que efetivamente estão sendo vendidos, e deixará o saldo -2. Se ele bloqueasse, o cliente teria que ficar esperando você resolver um problema administrativo, pois na prática ele está levando efetivamente 12 unidades.
Para poder monitorar os itens do seu estoque que porventura estão NEGATIVOS, criamos um relatório específico e que você pode visualizar a qualquer momento. Acesse:
Menu Principal | Estoque | Relatórios | Listagens de conferência | 019.03.01.00 - Conferências - Produtos com estoque negativo.