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4.1 Plano de contas

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O sistema Gestor.SYS contém um módulo de contabilidade simplificada, para auxiliar você nas análises básicas da contabilidade da sua empresa.

 

Todo o sistema contábil trabalha com a lógica que os contabilistas chamam de “partidas dobradas”, ou seja: para cada débito haverá um crédito de igual valor. Um exemplo: Ao lançar o pagamento da conta de água por exemplo, você fará um único lançamento, porém o sistema internamente irá envolver duas contas: Caixa (saída do dinheiro) e Água (registro da despesa).

 

Dessa forma para poder funcionar qualquer sistema contábil, ele precisa ter um plano de contas, que é na realidade uma lista de todas as possíveis “contas contábeis” estruturadas de maneira que seja possível olhar para as contas/saldos e entender rapidamente o que está ocorrendo.

 

4.1.1 Tipos de conta – Analíticas e Sintéticas.

 

As contas contábeis podem ser de dois tipos:

Analíticas – São as contas onde você de fato fará os lançamentos (Despesas de água é um exemplo de conta analítica) e como o próprio nome já diz, ele serve para ANALISAR as Despesas com água (neste exemplo).

 

Sintéticas – São as contas que agrupam um determinado grupo de contas contábeis semelhantes. Imagine as contas de luz, conta de água, conta de telefone, conta de aluguel – elas poderiam ser agrupadas (sintetizadas) num grupo chamado de Despesas da administração.

 

Como identificar se uma conta do meu plano é analítica ou sintética?

Veja na imagem abaixo:

 

Figura 01 - Estrutura de exemplo de um plano de contas

 

No exemplo acima, cada banco tem sua conta contábil correspondente.

01 - As contas: “Banrisul”, “Banco do Brasil”, “Caixa Econômica Federal” e “Banrisul”  são todas ANALÍTICAS.

 

02 – As quatro contas analíticas pertencem ao grupo de contas chamado "1.01.01.02 - Bancos", dessa forma se você analisar um balancete que apresente os saldos de cada um dos bancos individualmente, esta conta terá o somatório de todas as contas bancárias. Este é um exemplo de uma conta sintética.

 

03 – Por sua vez, os grupos: "1.01.01.02 - Bancos" e "1.01.01.01 - Caixa" pertencem a um grupo de DISPONIBILIDADES.. e por isso estão sintetizadas no grupo “1.01.01 Disponível”., que por sua vez pertence ao grupo “1.01 Circulante” que por sua vez pertence ao “1  - Ativo” .

 

Dessa forma, se você quisesse incluir uma nova conta bancária  – no banco Santander por exemplo, no caso acima essa conta teria o número estrutural 1.01.01.01.0005. Note que o número estrutural absorve todo o código de grupo das sintéticas ao qual esta conta pertence.

 

4.1.2 Contabilidade | Plano de contas:

 

Permite o cadastramento das contas contábeis. O sistema já é instalado com um plano de contas genérico para auxiliar o entendimento e especialmente para agilizar a sua implantação.

 

Importante: Antes de incluir uma nova conta, você precisa identificar em que parte da estrutura ela deverá se encaixar.

 

Figura 02 - Tela de cadastramento do plano de contas.

 

01 – Painel de dados da conta contábil:

 

Cod. Reduzido: Informe o código reduzido da conta contábil (o sistema de maneira automática já gera este número), ele serve para facilitar e acelerar a digitação dos lançamentos contábeis.

 

Cód. Estendido: Informe o código estrutural da conta contábil.

 

Nome da conta: Informe o nome da conta contábil.

 

Classificação Custos: Informe a classificação de custos dessa conta. Esta informação serve unicamente para emitir um relatório contábil agrupando os diferentes tipos de custos que você escolheu.

 

São possíveis classificações de custos que você pode selecionar nesta tela:

Não aplicável – É a classificação padrão, ou seja, não se aplica ao relatório de custos.
Custos Fixos – Marque esta opção caso a conta seja uma conta de Custos fixos.
Custos Variáveis - Marque esta opção caso a conta seja uma conta de Custos Variáveis.

 

Somar saldo desta conta no Fluxo de Caixa: Selecione esta caixa, caso você queira que o saldo desta conta faça parte do saldo inicial das disponibilidades no momento de calcular o Fluxo de Caixa  (Menu Principal | Financeiro | Fluxo de Caixa).

 

02 – Grade com a listagem das contas:

Exibe a lista das contas já cadastradas. Ao clicar em uma conta na grade (ao selecionar ela), o painel de dados irá exibir todos os detalhes desta conta. Lembre-se você escolhe na grade, mas altera / edita no painel (01).

 

03 – Ramificação:

Página que exibe a lista das contas de uma maneira diferente, ou seja: Ramifica as contas contábeis nos grupos / sub-grupos / contas.

 

04 – Imprimir:

 

Ordem de código estruturalÉ a listagem normal das suas contas, se você ainda não o imprimiu, imprima que ele vai lhe auxiliar a entender a estrutura das suas contas.

 

Livro razãoÉ uma espécie de extrato com todos os lançamentos feitos naquela conta. Por exemplo: se você quiser tirar uma listagem de todos os pagamentos de telefone que você efetuou nos últimos 10 meses, você irá emitir umRazão”.

 

 

 

Observação:

Uma pergunta muito freqüente, a respeito da estruturação do plano de contas contábil, é a seguinte:

 

Pergunta:

Como mudar o número estrutural de uma conta com lançamentos no plano de conta? É possível?

 

Resposta:

Mudar um número estrutural de uma conta do plano, não é possível, visto que cada lançamento contábil vai sendo acumulado para podermos ter informações (saldos) de balancete.

 

Dessa forma a única maneira de se mudar um número estrutural, é apagar aquela conta, e incluir uma nova. Segue um pequeno roteiro de como deve ser executado:

 

1- Acesse a tela do plano de contas:  Menu principal | Contabilidade | Plano de Contas.

2- Crie a nova conta no plano - no grupo correto, como deveria ser, e anote o CÓDIGO REDUZIDO da conta.

3- Localize a conta antiga - clicando no botão localizar, ou selecionando-a na grade (lista de contas).

4- Uma vez selecionada a conta, clique no botão IMPRIMIR, e escolha o relatório do Livro razão, com um período que abranja todos os lançamentos que você efetuou no sistema. Imprima este relatório em papel para facilitar o seu trabalho.

5 - Observe que no relatório impresso, a 3ª coluna CÓD, representa o código interno do lançamento contábil. É este número que utilizaremos para poder modificar a conta.

6- Feche a tela do plano de contas

 

7- Acesse a tela de lançamentos contábeis: Menu principal | Contabilidade | Lançamentos.

8- Na tela de LANÇAMENTOS CONTÁBEIS, Clique no botão LOCALIZAR.

9- Configure a tela de pesquisa dos lançamentos para:

  9.1 - # Código chave do lançamento

  9.2 - Igual a:

  9.3 - Grave as definições de consulta, clicando no botão "Gravar nova consulta", simbolizado por um ícone representando um disquete, que é o terceiro botão da tela de pesquisa

10- Na tela de pesquisa de lançamentos, que nesta altura se você seguiu corretamente o roteiro estará aparecendo:

# Código chave do lançamento - IGUAL A: -

11 - Digite o código do primeiro lançamento contábil, e pressione OK. Note que você será remetido para a tela de lançamentos.

12 - Na tela de lançamentos - agora exibindo o lançamento selecionado, você irá perceber que existem duas contas envolvidas neste lançamento (chamamos isso de método das partidas dobradas da contabilidade). Uma delas é a conta antiga que você precisa alterar para a nova.

13 - Nos campos DÉBITO ou CRÉDITO -> troque o código da conta antiga pelo código reduzido da conta nova.

14 - Clique no botão confirmar.

 

15 - Repita os passos 11 a 14, para cada um dos lançamentos que você tem no seu relatório do livro razão.

 

16 - Ao finalizar, feche a tela de lançamentos contábeis e volte para a tela do plano de contas.

17 - Localize a conta antiga (clicando no botão localizar ou escolhendo na grade).

18 - Clique em eliminar e apague a conta antiga.