Navigation:  Manual do Gestor > Capítulo 11 - Fichas cadastrais (Clientes) > 11.1 Dados principais

Entenda mais sobre o funcionamento dos códigos das Fichas Cadastrais:

Os códigos numéricos das fichas (código do cliente, código do vendedor, código do fornecedor), são uma herança dos antigos sistemas em DOS, e serviam para “organizar a lista” ou “achar rapidamente um cadastro” pelo seu número. Eram de fato vitais pois os programas não continham tantos recursos de busca como vemos hoje em quase todos os bons aplicativos para windows.

 

O problema que ocorria nestes programas antigos, era que ao ser utilizado em rede, por muitos computadores ao mesmo tempo, geralmente aconteciam problemas que necessitavam de “reindexações” dos índices, etc.. etc...

 

Como funciona no sistema Gestor:

Percebemos que normalmente os clientes são localizados por uma parte do seu nome, ou pelo seu CPF / CNPJ, e raramente pelo código, visto que é muito mais intuitivo você digitar uma parte do nome do que “lembrar o código do cliente”... Então, em nosso sistema o campo código continua sendo utilizado, porém somente para armazenamento interno (chamamos isso de chave).

 

Para termos uma boa performance do sistema, utilizamos um cadastro centralizado de todas as fichas, ou seja: Todos os cadastros (Clientes, fornecedores, vendedores, transportadores, técnicos, etc) são armazenados fisicamente juntos em uma mesma lista.

 

Esse recurso permite que as telas de cadastros das fichas sejam similares (Clientes, fornecedores, vendedores, transportadores, técnicos, etc), isso é interessante pois além de ser mais rápido para treinar alguém no uso do sistema, permite uma melhor performance do sistema.

 

Uma vez que todos estão em uma mesma tabela, utilizamos um gerador de códigos únicos para todos os cadastros, e que funciona perfeitamente em rede, seja com 2 computadores simultâneos ou com 20 computadores cadastrando ao mesmo tempo.

 

Porém ocorrem com freqüência alguns detalhes, que no início gera um certo desconforto, mas que na prática não apresenta nenhum tipo de problema:

 

Cadastros com códigos salteados:

Imagine que você começou a cadastrar seus contatos agora, irá ocorrer o seguinte:

 

 

Veja que após 3 clientes, você cadastrou 1 fornecedor, e ele ganhou o código 4, justamente pois o código é unificado.

 

Uma pergunta que normalmente nos fazem, é: Como faço para saber quantos clientes eu tenho?

Para contornarmos este detalhe, em todos os relatórios de clientes, inserimos na última página o total de cadastros impressos. Confira clicando no botão imprimir, escolhendo uma listagem completa e veja na última página do seu relatório o “Total de cadastros”.

 

Ao cancelar e reiniciar a inclusão, o código “pula”.

Isso é outra ocorrência que você poderá notar, pois no momento que você aperta o botão INCLUIR, este código é gerado, e não pode mais se repetir, com isso ele somente anda para frente (somente incrementa números), não podendo voltar para trás. Não é possível controlar esta distribuição de códigos em um ambiente de rede, pois você pode incluir cadastros em até 20 computadores simultaneamente.

 

 

Esta tela sintetiza os dados mais importantes de identificação e registro dos clientes. Para incluir um novo cliente, clique no botão INCLUIR.

 

Figura 01 - Cadastros | Clientes:   (Dados principais

 

01 – Dados de identificação.

Estas informações servem para identificar o cliente.

 

O campo código é preenchido automaticamente pelo sistema e não pode ser editado, é um código interno que chamamos de chave primária, você não precisa se importar com ele, muito menos decorá-lo, uma vez que no momento de localizar um cliente você pode utilizar qualquer informação que conste no cadastro.

 

Campo ABC: Classificação ABC do cliente, sendo A o cliente mais importante, e C o menos importante. Essa posição ABC, é calculada pelo sistema, quando você utilizar o Menu Principal | Faturamentos | ABC Clientes.

 

02 – Hyperlinks.

O Hyperlink Histórico dos contatos dá acesso à tela de contatos do cliente. Veja mais detalhes na Figura 02.  Enquanto o hyperlink Observações dá acesso à tela de observações do cliente. Na tela de observações você tem espaço para escrever quanto quiser, sem limite de caracteres digitados.

 

03 – Dados cadastrais e números de registro.

Nesta área você pode escolher o tipo jurídico da empresa, bem como informar os dados de registro do cliente junto a receita federal e secretaria da fazenda. O ícone dá acesso direto ao site da Receita Federal Brasileira, para você ver o comprovante de inscrição de pessoa física ou jurídica.

 

Observações:

Apenas disponível se você estiver conectado na internet, não tem custo (dependendo de disponibilidade da receita federal), você precisa apenas digitar os algarismos de controle que aparecem no site.

 

Sempre que um número de CNPJ ou CPF for digitado incorretamente o sistema irá emitir um aviso. Para saber se está correto ou não, o sistema utiliza os cálculos de dígito verificador disponibilizados pela Secretaria da Receita Federal.

 

04 – Endereço do cliente.

Informe nesta área todos os dados do endereço do cliente. Os tipos de endereço que aparecem na caixa de seleção (4.1), podem ser editados através da tela: Menu Principal | Cadastros | Cadastros Auxiliares (Gerais) | Tipos de endereço.

 

05 – Ver listagem dos Endereços do cliente.

Um mesmo cliente, pode ter mais de um endereço. Como por exemplo endereço de cobrança, endereço de entrega, endereço residencial e assim por diante. Ao clicar neste hyperlink, você terá acesso à listagem completa dos endereços, podendo alterar, incluir ou excluir um endereço. Veja mais detalhes na Figura 03.

 

Observações: Não existe limite de quantidade de endereços para um cliente.

 

06 – Telefones do cliente.

Informe nesta área todos os telefones de contato do cliente. Os tipos de telefone que aparecem na caixa de seleção Tipo de telefone, podem ser editados através da tela: Menu Principal | Cadastros | Cadastros Auxiliares (Gerais) | Tipos de telefone.

 

07 – Ver listagem dos Telefones de contato do cliente.

Um mesmo cliente, pode ter mais de um telefone. Nesta área você pode incluir até 3 números, porém se o seu cliente tiver mais do que 3, clique neste hyperlink, e você terá acesso à listagem completa dos telefones, podendo alterar, incluir ou excluir um telefone. Veja mais detalhes na Figura 04.

 

Observações: Não existe limite de quantidade de telefones para um cliente.

 

08 – Endereços de internet.

Informe nesta área todos os endereços de internet do cliente.

 

09 – Ver listagem dos endereços de internet do cliente.

Um mesmo cliente, pode ter mais de um endereço de internet. Nesta área você pode incluir até 3 endereços, porém se o seu cliente tiver mais do que 3, clique neste hyperlink, e você terá acesso à listagem completa dos endereços de internet, podendo alterar, incluir ou excluir qualquer um deles. Veja mais detalhes na Figura 05.

 

Observações: Não existe limite de quantidade de endereços de internet para um cliente.

 

10 – Botões específicos do cadastro de clientes.

 

Situação financeira: Mostra um resumo com a situação financeira deste cliente. Veja mais detalhes na Figura 06.

 

Conta Corrente: Mostra a tela do conta corrente financeiro do cliente. Veja mais detalhes sobre o conta corrente financeiro no Capítulo 10 - Financeiro.